SIIGO FACTURACIÓN

A continuación, encuentras el detalle de como elaborar facturas de venta electrónicas y realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar la factura electrónica de venta, te diriges por la ruta: Inicio – Habilitación electrónica – Facturación electrónica y en Iniciar a facturar electrónicamente das clic en el botón

Al ingresar, el sistema te habilita la siguiente pantalla:

Una vez das clic en el botón , Siigo guarda esta marcación y tus facturas serán electrónicas.

Importante: una vez inicies a manejar facturación electrónica, esta marcación es irreversible.

Cuando empieces a facturar electrónicamente, en las primeras facturas que elabores, te mostrará en la parte superior un mensaje informativo; el cual te indica el porqué es necesario manejar los decimales.

En caso de no tener completados los datos del perfil de la organización, visualizarás el siguiente mensaje en la parte superior, donde será necesario completar los datos faltantes para la correcta elaboración de la factura de venta.

Para continuar, seleccionas el tipo de factura configurado para el manejo de facturación electrónica e incorporas toda la información que el sistema requiere del cliente y los productos o servicios a comercializar.

Importante: La visualización del calendario mostrará habilitados los días que corresponden a las fechas aceptadas por la DIAN, es necesario que la fecha no sea inferior o superior a 10 días de la fecha actual para que la factura de venta electrónica no sea rechazada por la DIAN, ya que de lo contrario el sistema mostrara el siguiente mensaje:

Si requieres modificar o adicionar información al perfil del cliente, das clic en la opción , y el sistema te abrirá una ventana para que los puedas ingresar.

Importante: Cuando seleccionas el cliente y no tiene creado el contacto principal o le falta algún dato obligatorio, el sistema te mostrará una ventana con los datos necesarios del cliente para factura electrónica, donde podrás agregarlo.

Seleccionas el producto o servicio que vas a comercializar indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste. En caso de no tenerlo creado puedes hacerlo dando clic en la opción .

Después ingresas la cantidad a comercializar, el valor unitario, el descuento y el impuesto si lo requieres.

En la parte inferior derecha puedes confirmar que los valores sean correctos. Además, puedes adicionar el impuesto de ReteIVA y ReteICA.

Para adicionar la forma de pago, das clic en “seleccionar forma de pago” y allí eliges la correspondiente. Podrás agregar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la factura.

Por último, puedes agregar una observación o comentario que se visualizará en la impresión de la factura y adjuntar un archivo para que le llegue al cliente junto a la factura de venta.

Si en los parámetros de la factura electrónica marcaste el manejo de Order reference / Orden de compra y/o Orden de entrega podrás elaborar la factura electrónica con dichos parámetros.

Una vez hayas incorporado los datos das clic en el botón .

Enseguida te habilitará esta ventana, la cual te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas .

Luego, el sistema te habilita una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo a quien se le enviará la Factura electrónica.

Confirmas dando clic en el botón .

Importante: Para enviar la factura electrónica a más correos, podrás adicionarlos en el campo “Con copia a”.

Luego, al consultar el documento en pantalla será la misma presentación de cómo se visualizará al momento de la impresión.

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

Y se habilitan los siguientes íconos, los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas:

1. Enviar por mail: te permite enviar por correo electrónico la factura al mismo contacto que fue enviada o a otros.

2. Descargar e Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión

3. Enviar comentario: podrás enviar al cliente algún comentario frente a la factura.

4. Más: por último, encuentras la pestaña , en la que podrás:

• Crear factura recurrente
• Aplicar nota crédito
• Copiar URL de la factura
• Actualizar documento electrónico

Esta última opción Actualiza el documento electrónico de la vista del comprobante y se utilizará en caso de presentar algún error.

La factura de venta electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@isiigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera y los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN, donde encontraras la factura en PDF y el formato XML.

Cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre del comprimido adjunto llevará las siguientes características:

• Z: comprimido
• NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
• Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
• Dos (2) últimos dígitos año calendario
• Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Importante: Solo llegará el archivo .zip si se dio clic en el botón o si solo das clic en la opción de “Guardar” (Sin enviarlo electrónicamente) podrás posteriormente reenviar la factura de venta al cliente.

Y al ingresar a observarás las siguientes opciones:

• Enviar comentario
• Reenviar
• Imprimir o Descargar
• Reclamar

Cuando des clic en el botón , se habilitará el siguiente mensaje indicando al adquiriente que es necesario que se comunique con el facturador para comunicarle el motivo y solicitar la respectiva nota crédito.

Importante: 

• Si al elaborar la factura de venta electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

• En caso de que se estén completando los comprobantes y solo te queden 10 para terminarlos, se habilitará la siguiente opción para que puedas compras más.

Al dar clic en “adquirir comprobantes” te llevará a la tienda de Siigo para que puedas comprar más paquetes de facturas.

Importante: Si al elaborar la factura de venta se te presenta el siguiente mensaje,número de la factura de venta está fuera del rango de numeración de la resolución, lo puedes corregir.