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Elabora tu nota crédito electrónica

Una nota crédito electrónica es un documento que te permite reversar o registrar la devolución de las facturas de venta electrónicas, el registro se realizará tanto en valores como en cantidades. A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar una nota crédito electrónica, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Ingresas por el botón: crear Proceso de ventas – Nota Crédito.

2. Te diriges por el módulo: Ventas – Documentos de venta – Nuevo documento de venta – Nota crédito.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se te habilita la siguiente pantalla:

04 pantalla nce

  • Factura: en esta casilla puedes digitar o realizar la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la nota crédito.

Importante: ten en cuenta que, según lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 del 2015, no es posible aplicar notas crédito a facturas que cuenten con el evento de aceptación expresa o aceptación tácita, o que se encuentre en proceso la solicitud de aceptación.

Cuando seleccionas la factura de venta electrónica, el sistema trae la información por defecto de los campos Cliente, Contacto, Vendedor, Moneda, CUFE, Fecha elaboración de factura y Número de factura.

  • Tipo: seleccionas el tipo de comprobante electrónico.
  • Fecha de elaboración: digitas la fecha en la cual quedara registrada la Nota crédito electrónica en el programa.

Importante: la visualización del calendario mostrará habilitados los días que corresponden a las fechas aceptadas por la DIAN, es necesario que la fecha no sea inferior o superior a 10 días de la fecha actual para que el documento electrónico no sea rechazado por la DIAN. 

CREAR NOTA CRÉDITO 4

  • CUFE: registras el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual le aplicarás la nota crédito.

Si relacionas una factura de venta que tenga el evento de aceptación tácita o aceptación expresa, validado o en proceso, el sistema te lo indicará debajo de este campo.

cufe con evento en proceso

cufe con evento validado

  • Motivo DIAN: en este campo es necesario que selecciones el motivo por el cual se realizará la nota crédito; recuerda que este campo será reportado a la DIAN.

CREAR NOTA CRÉDITO 5

  • Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será registrado.
  • Detalle de la nota crédito electrónica: en esta sección podrás visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registro en la factura de venta electrónica.

Detalle-FvE

Podrás modificar la cantidad de los productos o el valor si lo requieres.

Importante: Al seleccionar una Factura electrónica de venta que tenga información de transporte de carga, se mostrará la columna de “Datos complementarios”.

  • Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.
  • Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la Nota Crédito Electrónica. (Ejemplo. Documento escaneado con la devolución expedido por el cliente).

Una vez hayas incorporado los datos será necesario dar clic en el botón Guardar y enviar que encontrarás en la parte inferior.

Luego, se habilitará esta ventana, la cual indica que, al enviar la nota crédito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada y das clic en el botón Boton guardar y enviar DSpara confirmarlo. 

CREAR NOTA CRÉDITO 6

Después el sistema habilita una ventana emergente donde confirmas los datos del contacto y correo del cliente al cual se enviará la Nota Crédito Electrónica. 

Confirmas dando clic en el botón enviar.

Al realizar el envío de la nota crédito irán documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, estos serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

  • Zcomprimido
  • NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
  • Código asignado por la DIAN al Proveedor Tecnológico de tres (3) dígitos.
  • Dos (2) últimos dígitos año calendario
  • Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera.

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También en la impresión mostrará el CUFE de dicha factura.

14b-cufe-cude

Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.

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Por último, al visualizar el documento en pantalla encuentras en la parte superior algunas opciones las cuales se describen a continuación:

a. Enviar por mail: el sistema te permite enviar por correo electrónico la nota crédito electrónica al mismo contacto al cual le fue enviada la factura de venta electrónica o a otros.

b. Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

c. Más: Por último, encuentras el botón Más blanco2 que te permite Actualizar el documento electrónico.

Adicional, podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu Nota crédito electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

Importante: Si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

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