Al ingresar a la vista de la Nota crédito electrónica visualizarás los estados del documento, los cuales te indicarán el paso actual y el siguiente para completar todo el proceso de generación del documento electrónico.
A continuación, observarás una barra de estados, que te permite conocer en qué proceso se encuentra tu Nota crédito electrónica:
1. Documento Guardado
Aquí, el documento estará guardado y dentro de los rangos de fechas para envío a la DIAN y se podrá editar, anular o borrar.
Cuando el rango de fechas exceda los 10 días máximo de envío, el sistema hará la validación de la fecha de creación y actual y te habilita el siguiente mensaje. Adicional, no te permitirá realizar el envío de la factura, inactivando el botón de 
.
Si editas la fecha de elaboración y relacionas una fecha válida, la nota crédito quedará nuevamente habilitada para que realices el envío electrónico.
2. Envío a la DIAN
Una vez se inicie el proceso de envío, te mostrará el estado “Puede tardar unos minutos” en el cual se notifica que se encuentra gestionando internamente la transmisión de estos datos a la DIAN y tendrás un link desde donde podrás actualizar el documento electrónico.
Se pueden presentar fallas al momento de enviar la Nota crédito, ya sea por conexión con la plataforma tecnológica o con la DIAN, mostrándote la siguiente notificación.
El sistema te informara, que puedes esperar a que el servicio se restablezca y luego intentar enviar tus documentos a la DIAN desde el botón 
o desde el reporte de impresión y envío masivo de comprobantes.
Si durante la transmisión se presenta lentitud o algunos inconvenientes, será posible volver a enviar la Nota crédito a la DIAN y tendrás un link desde donde podrás actualizar el documento electrónico.
3. Validación DIAN
En este estado se marcará el proceso como “Validando por la DIAN”, donde la DIAN Procesará los datos del documento emitido.
Importante: Si después de un tiempo no es aprobada la Nota crédito, podrás dar clic en el enlace “Actualizar documento” que encuentras en la notificación.
Al obtener como respuesta que el comprobante es «Rechazado por la DIAN», podrás dar clic en el hipervínculo “Ver inconsistencias” el cual te llevará a conocer qué inconsistencias presenta la Nota crédito.
Una vez lo corrijas, vuelvas a enviar el documento y sea aprobado, se mostrará el aprobado por la DIAN y estará lista para que envíes la Nota crédito electrónica al cliente.
Así mismo, si se presenta el estado “Sin respuesta”, será necesario reintentar el envió del documento a la Dian, presionando el botón y se reflejará en el estado.
4. Envío de mail
Cuando la Nota crédito es aprobada por la DIAN, se genera el envío al correo electrónico del cliente. Se pueden presentan los siguientes tipos de mensaje:
Al no enviar la Nota crédito al cliente, el sistema te notificara el estado “Sin enviar”.
Al generar error, el sistema te indica que no pudo ser enviada la Nota crédito y que es necesario revisar el historial de acciones para conocer el detalle. Adicional, allí mismo contarás con la opción de enviarla nuevamente.
Si el envío del correo fue exitoso, se marcará este estado y aquí terminarás el proceso.
